(Certificados para Uso Internacional) 12/03/2013
Desde el 15 de octubre de 1981, los Estados Unidos ha sido parte del Convenio de La Haya de 1961 que suprime el requisito de legalización de documentos públicos extranjeros. El Convenio prevé la certificación simplificada de los documentos públicos (incluidos los notariados) que se utilizarán en los países que se hayan adherido a la Convención. Panamá es miembro desde 1991.
Con una certificación por Apostilla, el documento tiene derecho al reconocimiento legal en el país del uso previsto y no necesita certificación adicional de la Oficina de Autenticación del Departamento de Estado o legalización por parte de la Embajada o Consulado. http://www.state.gov/m/a/auth/
La legalización por la embajada o el consulado es requerida. La mayoría de los documentos se pueden obtener en línea de la agencia u organización que los proporciona. http://www.cdc.gov/nchs/w2w.htm
Los documentos que requieran certificaciones con una Apostilla por parte del Departamento de Estado de los Estados Unidos son aquellos que han sido firmados por un funcionario federal de Estados Unidos con el sello oficial de esa agencia. El Departamento de Estado de los Estados Unidos no emitirá una Apostilla para documentos emitidos por el Departamento de Estado.
Documentos Generales – Para documentos generales como Diplomas, Poderes, Acuerdos, Reglamentos, Transcripciones, Escrituras de Asignación, Verificación de Ingresos y otros documentos comerciales o legales, usted debe completar los siguientes pasos antes de enviar su solicitud al Departamento de Estado:
- Tenerlo reconocido ante un notario público;
- Tenerlo certificado por un secretario de la corte del país en donde la notaria tiene jurisdicción.
- Tenerlo certificado por un secretario de Estado o equivalente en el que se ejecute el documento.
Los documentos originarios del Distrito de Columbia deben estar certificados por la Oficina del Distrito de Comisiones y Autenticaciones del Notario.
Nota: Todas las firmas y sellos tiene que ser originales y todas las fechas deben seguirse en orden cronológico.
El ítem 2 puede omitirse si la autoridad en el punto 3 certifica directamente al notario.
Todos los documentos en un idioma extranjero deben ir acompañados de una traducción certificada (notariada) en inglés. Si se utiliza copia de un documento, debe incluir la declaración que es una copia verdadera y exacta.
Documentos de gobiernos estatales y locales – Para estos documentos y registros de la corte tales como: certificados de nacimiento, matrimonio y muerte, decretos de divorcio, testamentos y juicios, envíe un documento original que sea:
- Certificado por el custodio de esos registros (empleados del condado o registros estatales)
- Certificado por el Secretario de Estado en el que se registren los documentos. Debería pedirse al Secretario de Estado que certifique a los funcionarios que firman el documento bajo el sello del Estado.
Agencia Federal y Documentos del FBI – Para los documentos ejecutados por agencias federales y tribunales de los Estados Unidos o los tribunales del Distrito de Columbia, su documento debe tener una firma oficial original y estar certificado bajo el sello oficial de la agencia o de la Corte. (Se requiere la firma oficial original)
Solicitud de Servicios de Autenticación (Apostillas) del Departamento de Estado
- Confirme que su documento necesita un certificado de autenticación o Apostilla del Departamento de Estado.
- Asegúrese de tener todas las certificaciones necesarias para su (s) documento (s).
- Prepare un sobre auto-dirigido con sello u otro remitente pre-dirigido, pre-pagado para el retorno de su solicitud.
La Oficina de Autenticación enviará los documentos directamente a una embajada o consulado extranjero si usted proporciona una carta de presentación, la tarifa correcta y un sobre pre-pagado (o estampado) pre-dirigido. Por favor, adjunte un sobre adicional auto-dirigido para que la embajada o el consulado puedan devolver el documento. “Si usted no incluye un sobre auto-dirigido con estampilla, le devolveremos sus documentos autenticados.”
Un Formulario PS 2976, Declaración Aduanera CN22 – Declaración del Emisor (PDF 160KB), debe utilizarse en todos los artículos de tamaño de paquetes First-Class Mail International® (paquetes pequeños), en la caja de tarifa fija Priority Mail International®, en las bolsas M y en ciertos artículos de Express Mail International®. Use también este formulario en un correo postal de primera clase o en el sobre postal de prioridad internacional. Consulte el Manual del correo internacional de USPS para obtener más información. Usted también puede utilizar Fedex o DHL para proporcionar el servicio de envío y devolución.
Complete el formulario DS-4194 “Solicitud de servicio de autenticación”. Su entrada al formulario crea un código de barras único que contiene la información necesaria para preparar certificados individuales y etiquetas postales. http://www.state.gov/m/a/auth/c53226.htm
Envíe un cheque personal/de empresa u obtenga un giro bancario o un cheque de caja por $ 8 dólares estadounidenses pagaderos al Departamento de Estado de los Estados Unidos por cada documento que vaya a autenticarse. Efectivo o tarjetas de crédito NO serán aceptadas para el pago de los honorarios fuera de los EE.UU. El pago debe ser por la cantidad exacta.
Usted puede obtener estos de su banco o pedir a su abogado que tramite uno como parte del proceso de solicitud de residencia. Por favor, asegúrese de firmar el cheque de caja o el giro postal donde sea necesario.
En Panamá, los giros sólo estarán disponibles en un banco en el que usted tenga una cuenta. Hemos escuchado que algunos bancos son más receptivos a abrir cuentas o proporcionar servicios si les informan que están en el proceso de obtener su residencia.
Envíe el paquete de solicitudes a la Oficina de Autenticaciones del Departamento de Estado de los Estados Unidos. Las solicitudes son aceptadas por correo, mensajería o en persona. La dirección es:
U.S. Department of State – Authentications Office 202-485-8000
600 19th Street, NW Washington, DC 20006 www.state.gov/m/a/auth
El tiempo de procesamiento promedio para las solicitudes de envío por correo es de 10 días hábiles a partir de la fecha de recepción de la sala de correo del Departamento (diferente de la fecha de entrega de los paquetes) hasta la fecha de devolución a la sala de correo del Departamento. El uso del rastreador de entrega agilizará el manejo de su solicitud por “mailroom” y puede prevenir daños a los documentos causados por la irradiación del correo regular de USPS.